Gestionar la logística puede ser un reto para las pequeñas y medianas empresas (PYME), sobre todo cuando surgen gastos inesperados.
Los gastos de envío inesperados pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad y crear quebraderos de cabeza a la hora de elaborar los presupuestos.
Afortunadamente, es posible evitar o reducir estos costos adoptando las estrategias adecuadas y apoyándose en un sólido conocimiento del sector.
Fuentes habituales de costos sorpresa
Para reducir los costes imprevistos, las PYME deben identificar las situaciones en las que es más probable que se produzcan.
Según un reciente artículo de Transport Topics, éstas son las fuentes más comunes de costos imprevistos en logística:
- Declaraciones inexactas: estimación incorrecta del peso y las dimensiones de los paquetes;
- Recargos imprevistos por combustible: debidos a fluctuaciones de precios;
- Requisitos de manipulación adicionales: debidos a paquetes que requieren una atención especial.
Por ejemplo, si un paquete de gran tamaño o forma inusual se ha medido o declarado incorrectamente al transportista, esto puede dar lugar a gastos de reclasificación.
He aquí algunas soluciones sencillas y eficaces para ayudarle a controlar los costes sorpresa.
1. Optimize Packaging to Avoid Additional Fees
Un embalaje excesivo o unas dimensiones inexactas pueden acarrear importantes costOs adicionales.
Muchos transportistas utilizan el sistema Dimensional Weight Pricing (DWP), que basa los costes en el tamaño del paquete y no en su peso. Parcel Magazine señala que optimizar el embalaje reduciendo el espacio desperdiciado y utilizando materiales adecuados puede ayudar a las PYME a evitar estos sobrecostes.
En el transporte de cargas inferiores a un camión (LTL), suelen surgir costes adicionales cuando hay que corregir las dimensiones y el peso declarados en la licitación.
Los transportistas basan sus tarifas en el peso y las dimensiones de toda la mercancía contenida en un remolque. Un error de medición puede suponer una pérdida de capacidad, que a menudo se compensa con cargos adicionales.
Consejos
- Invierta en herramientas precisas para medir y pesar sus paquetes antes de enviarlos;
- Utilice embalajes a medida para reducir el espacio desperdiciado y minimizar los costes asociados al relleno de huecos y al DIM;
- Entregue al transportador la informacion precisa, (peso, dimensiones) en sus licitaciones para minimizar los costos de reclasificación o los ajustes una vez que los artículos estén en tránsito.
La precisión y la optimización son sus mejores aliados. Invierta en el equipo adecuado y revise sus prácticas de embalaje para evitar costos innecesarios y maximizar la eficiencia logística.
2. Controlar y ajustar los recargos por combustible
Los costes del combustible fluctúan con frecuencia y los transportistas suelen cobrar a los cargadores un recargo para reflejar estas variaciones.
Como menciona FreightWaves, as PYMES pueden reducir el impacto de estos recargos asegurándose de que las cotizaciones incluyen todos los costos relacionados con el combustible.
Cuando se trata de tarifas de transporte por contrato (con tarifas prenegociadas durante un periodo determinado), las PYME pueden optar por transportistas que ofrezcan recargos por combustible más estables. También pueden adaptar los calendarios de entrega para evitar los periodos de subida de los precios del combustible.
Consejos
- Antes de firmar un contrato o aprobar un presupuesto, aclare las condiciones asociadas a los recargos por combustible con sus proveedores de servicios. Una comunicación transparente ayuda a evitar sorpresas desagradables y a optimizar los costos de envío.
3. Establezca relaciones con los proveedores de servicios para conseguir precios transparentes
Establecer relaciones estrechas con transportistas y proveedores de servicios logísticos puede tener un impacto significativo en sus costos. Estas asociaciones suelen ofrecer la oportunidad de negociar tarifas más transparentes y ventajosas.
Como señala Inbound Logistics, algunos proveedores de servicios ofrecen descuentos o acuerdos flexibles a las pequeñas empresas con las que establecen asociaciones regulares.
Las PYME, especialmente las que acaban de iniciarse en la logística, pueden reducir sus costes agrupando servicios o adhiriéndose a volúmenes mínimos mensuales.
Logistics Viewpoints señala que los transportistas también pueden ofrecer tarifas ventajosas a los cargadores estacionales.
Consejo
Programe reuniones periódicas con sus proveedores para:
- Revisar los costes de envío actuales;
- Anticiparse a futuros cambios de tarifas o políticas.
4. Aprovechar el análisis de datos para la previsión y el control de costes
inesperados, lo que permite a las PYMES realizar ajustes proactivos.
Las herramientas de análisis especializadas, como las mencionadas en Modern Shipper, ayudan a comprender:
- Tendencias estacionales;
- Costos específicos del transportista;
- Costos ocultos que pueden evitarse.
Las plataformas logísticas basadas en IA, como FourKites, pueden aprovechar los datos en tiempo real para:
- Predecir retrasos;
- Realizar un seguimiento preciso de los envíos;
- Identificar rápidamente posibles sobrecargas.
Las pymes que operan en sectores estacionales pueden utilizar esta información para optimizar la gestión de existencias y los calendarios de envío, reduciendo la exposición a costes sorpresa.
Conseil
Adopte herramientas analíticas para :
- Predecir las temporadas altas;
- Identificar a los transportistas que cobran recargos con regularidad;
- Informar sus decisiones sobre la selección del transportista o las ventanas de envío óptimas.
Aplicando estas estrategias, los pequeños y medianos transportistas pueden obtener una ventaja competitiva, controlar sus gastos con mayor eficacia y mejorar la eficiencia general de sus envíos.
Para obtener más recursos sobre la gestión de los costes logísticos, consulte la siguiente lista.
Más información:
- Logistics Management: Un recurso de mejores prácticas logísticas, tendencias emergentes y casos prácticos especialmente útiles para las pymes.
- Supply Chain Dive: Cubre noticias, perspectivas y análisis de expertos sobre todos los aspectos de la cadena de suministro y la logística, con actualizaciones periódicas sobre precios, recargos por combustible e innovaciones tecnológicas.
- Parcel Magazine: Se centra en el envío de paquetes, un área clave para las pymes en el comercio electrónico y minorista.
- Inbound Logistics: Ofrece informes del sector sobre logística de entrada y salida eficiente, incluyendo perspectivas sobre los retos de las pymes.
- FreightWaves: Ofrece perspectivas de mercado, análisis de datos y actualizaciones tecnológicas en el sector de la logística y el transporte de mercancías.
- Modern Shipper: Se centra en soluciones de envío digital y en las últimas innovaciones en comercio electrónico y entrega en la última milla.
- Shippo’s Blog: Ofrece consejos prácticos sobre envíos y estrategias de ahorro de costes para pymes de comercio electrónico.
- ShipperHQ’s Resources: Ofrece seminarios web, casos prácticos y artículos que ayudan a las pymes del comercio minorista y electrónico.
- Transport Topics: Se centra en las tendencias y noticias del sector del transporte por carretera y de mercancías.
- The Journal of Commerce (JOC): Conocido por ofrecer análisis en profundidad sobre precios del transporte de mercancías, cambios normativos y noticias sobre logística mundial.